چگونه استعلام سند ملک بگیریم؟

یکی از سؤالات مهم که پیش‌از خرید یا فروش ملک مطرح می‌شود، این است که چگونه استعلام سند ملک بگیریم؟ زیرا این کار به شما اطمینان می‌دهد که سند، رسمی و معتبر است و هیچ‌گونه مشکل حقوقی یا محدودیت قانونی برای انتقال آن وجود ندارد. درحال‌حاضر، استعلام سند را می‌توان هم به‌صورت حضوری از دفاتر اسناد رسمی و هم به‌شکل آنلاین از طریق سامانه‌های مربوطه دریافت کرد. روش‌های مختلفی برای این کار وجود دارد که شامل استعلام با کد ملی مالک، کد یکتا یا شناسه سند هستند که هرکدام به‌شیوه‌ای اطلاعات لازم را در اختیار خریدار یا فروشنده قرار می‌دهند. این فرایند به شما امکان می‌دهد تا اصالت سند، وضعیت مالکیت و احتمال وجود هرگونه رهن یا توقیف را پیش‌از خرید بررسی کنید. در این مقاله تمام اطلاعات لازم را در مورد نحوه استعلام سند ملک با جزئیات دقیق در اختیار شما قرار می‌دهیم. تا انتها با ما همراه باشید.

روش‌های استعلام سند ملک

استعلام سند ملک به‌عنوان فرایندی برای بررسی اصالت، وضعیت حقوقی و مالکیت ملک، به دو روش آنلاین و حضوری امکان‌پذیر است. روش آنلاین از طریق سامانه‌های سازمان ثبت اسناد و املاک کشور (ssaa.ir) یا ثبت من (my.ssaa.ir) انجام می‌شود؛ اما اگر می‌خواهید بدانید برای استعلام سند ملک کجا باید رفت، باید بگوییم که روش حضوری با مراجعه به اداره ثبت اسناد و املاک محل وقوع ملک انجام‌پذیر است. توجه داشته باشید که استعلام سند ملک با پیامک به‌صورت مستقیم و جامع درحال‌حاضر امکان‌پذیر نیست و پیامک بیشتر برای اطلاع‌رسانی صدور سند یا استعلام مبایعه‌نامه استفاده می‌شود.

اگر می‌خواهید برای تنظیم قراردادهای اجاره، نیازی به مراجعه حضوری به بنگاه‌های سنتی و طی مراحل پیچیده نداشته باشید، املاین در خدمت شماست. این پلتفرم امکان نوشتن قراردادهای آنلاین را با کد رهگیری رسمی فراهم کرده است تا هم مالک و هم مستأجر با اطمینان کامل از صحت و اعتبار سند، معامله خود را انجام دهند. کارشناسان حقوقی املاین بر تمام قراردادها نظارت دارند تا از هرگونه خطا یا ابهام جلوگیری شود. همین حالا می‌توانید از خدمات آنلاین املاین برای تنظیم قرارداد خود استفاده و با خیال راحت معامله کنید.

استعلام سند با چه اطلاعاتی ممکن است؟

روش‌های مختلفی برای استعلام سند ملک قبل از خرید وجود دارد و با اطلاعاتی مانند کد ملی، شناسه یکتا، پلاک ثبتی یا کد پستی از طریق سامانه‌های آنلاین امکان‌پذیر است. اگر می‌خواهید بدانید برای استعلام سند ملک چه باید کرد، همچنان با ما همراه باشید. در ادامه، طریقه استعلام سند ملک را با هرکدام از این اطلاعات توضیح می‌دهیم.

استعلام سند ملک با کد ملی

اگر به‌دنبال استعلام سند ملک بدون شناسه یکتا هستید، باید بدانید که یکی از ساده‌ترین روش‌ها، استعلام با کد ملی است. نحوه استعلام سند مالکیت ملک با این روش به این صورت است که ابتدا وارد درگاه یکپارچه خدمات الکترونیک سازمان ثبت اسناد و املاک کشور به‌نشانی my.ssaa.ir شوید. در این سامانه با انتخاب گزینه «املاک و کاداستر» و سپس «تصدیق اصالت سند» می‌توانید در قسمت کد ملی/شناسه ملی با واردکردن کد ملی مالک و اطلاعات خواسته‌شده، وضعیت سند و مشخصات ملک را مشاهده کنید. به‌همین‌ترتیب می‌توانید استعلام سند ملک با شناسه ملی بگیرید.

استعلام سند مالکیت با شناسه یکتا

استعلام سند ملک با کد یکتا هم بسیار ساده و سریع است. شناسه یکتا یک کد 18 رقمی در بالای سند است که می‌توان از آن برای تصدیق اصالت سند استفاده کرد. نحوه گرفتن استعلام سند ملک با شناسه یکتا به این صورت است که ابتدا وارد سایت رسمی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور به نشانی ssaa.ir شوید، از بخش میز خدمات الکترونیک گزینه «پیگیری استعلام الکترونیکی ملک» را انتخاب کنید و سپس با واردکردن شناسه یکتا و اطلاعات خواسته‌شده، آخرین وضعیت سند ملک را مشاهده کنید. دسترسی به این صفحه از طریق سامانه my.ssaa.ir بخش «اسناد رسمی» و «پیگیری استعلام الکترونیک ملک» امکان‌پذیر است.

استعلام سند تک برگ با پلاک ثبتی

یکی دیگر از روش‌های پرکاربرد برای بررسی اعتبار اسناد ملکی، استفاده از پلاک ثبتی اصلی و فرعی است. پلاک ثبتی، شناسه‌ای منحصربه‌فرد برای هر ملک است که شامل بخش‌های «اصلی» و «فرعی» می‌شود. این پلاک در سند مالکیت درج می‌شود و در فرایندهایی مانند تعیین موقعیت و جانمایی ملک کاربرد دارد؛ اما با این روش چجوری استعلام سند ملک بگیریم؟

در سامانه ثبت اسناد و املاک کشور به آدرس my.ssaa.ir کافی است نوع سند (مثلاً جدید) را انتخاب و سپس پلاک ثبتی ملک به‌همراه کد ملی یا شناسه یکتا را وارد کنید. پس‌از ثبت این اطلاعات، سامانه اصالت و اعتبار سند را نمایش خواهد داد.

استعلام سند با کد پستی

اگر درخواست صدور سند مالکیت تک‌برگی خود را در سامانه ثبت الکترونیکی ثبت کرده‌اید، می‌توانید به‌راحتی با بارکد پستی یا کد رهگیری مراحل صدور سند را پیگیری کنید. برای استعلام گرفتن سند ملک به این روش کافی است به وب‌سایت sabtasnad.post.ir مراجعه کنید و کد رهگیری یا بارکد پستی دریافتی هنگام ارسال مدارک را وارد کنید. در بخش اطلاع‌رسانی پرونده می‌توانید آخرین وضعیت سند و مراحل صدور آن را مشاهده کنید. استعلام سند ملک با کد پستی سریع و غیرحضوری است و امکان دسترسی به اطلاعات دقیق سند شما را فراهم می‌کند.

بررسی موقعیت ملک با شناسه جام یا کد جام

یکی از مهم‌ترین نکات در معاملات املاک، اطمینان از مطابقت سند مالکیت با موقعیت واقعی ملک است. برای این منظور می‌توانید از کد ۲۳ رقمی شناسه ملی جغرافیایی املاک و مستغلات (کد جام) استفاده کنید. این کد معمولاً در پایین سمت راست سند مالکیت درج شده است و به شما امکان می‌دهد موقعیت دقیق ملک را روی نقشه مشاهده کنید؛ در واقع، استعلام سند ملک با کد جام، یعنی موقعیت ملک را با استفاده از شناسه جام بررسی کنید.

برای تعیین محل دقیق ملک کافی است شناسه جام آن را در ابزارهای آنلاین مانند Google Maps یا سامانه‌های نقشه‌برداری مانند geoplaner.com وارد کنید. شش رقم اول طول جغرافیایی، هفت رقم بعدی عرض جغرافیایی و دو رقم بعدی شماره زون هستند. با تأیید اطلاعات، موقعیت ملک روی نقشه نمایش داده می‌شود و می‌توانید مطمئن شوید ملکی که قصد خرید یا فروش آن را دارید، دقیقاً همان ملکی است که در سند آمده است. اگر شناسه جام در سند درج نشده باشد، می‌توانید با تهیه نقشه UTM از ملک، این شناسه را به دست بیاورید و محل دقیق ملک را مشاهده کنید.

مدارک لازم برای استعلام سند ملک

یکی از سؤالات مهم کاربران این است که برای استعلام سند ملک چه مدارکی لازم است؟ در پاسخ باید بگوییم که مدارک لازم بسته به روش (حضوری یا آنلاین) متفاوت است. استعلام حضوری معمولاً از طریق مراجعه به اداره ثبت اسناد و املاک کشور انجام می‌شود و مدارک زیر لازم است:

• اصل و کپی کارت ملی مالک یا نماینده قانونی (وکیل)؛
• اصل و کپی سند مالکیت ملک (تک‌برگی یا دفترچه‌ای)؛
• اصل و کپی وکالت‌نامه (اگر نماینده قانونی اقدام کند)؛
• فرم درخواست استعلام (که در اداره ثبت ارائه می‌شود).

برای استعلام آنلاین از طریق سامانه ثبت اسناد (ssaa.ir یا my.ssaa.ir)، مدارک فیزیکی لازم نیست؛ اما اطلاعات زیر ضروری است:

• کد ملی مالک؛
• مشخصات سند (شامل استان، واحد ثبتی، پلاک ثبتی اصلی و فرعی، شماره دفتر املاک الکترونیکی.

آموزش استعلام سند ملک (با کد ملی)

گرفتن استعلام سند ملکی با کد ملی همان‌طور که گفته شد از طریق سامانه الکترونیکی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور (my.ssaa.ir) انجام می‌شود. این روش غیرحضوری است. آموزش تصویری استعلام سند ملک با کد ملی به‌صورت زیر است:

وارد سایت سازمان ثبت اسناد و املاک کشور به آدرس my.ssaa.ir شوید؛

از پیشخوان، گزینه «املاک و کاداستر» را انتخاب کنید؛

روی گزینه «تصدیق اصالت سند» کلیک کنید؛

اطلاعات سند را شامل استان، واحد ثبتی، پلاک اصلی و فرعی، شماره دفتر املاک الکترونیکی وارد کنید؛

کد ملی مالک را وارد کنید؛

روی گزینه «بررسی» کلیک کنید.

سیستم بررسی‌های لازم را انجام می‌دهد و وضعیت سند مانند اصالت، مالکیت، توقیف یا آزادبودن آن را نمایش می‌دهد. فرایند استعلام سند مالکیت ملک با کد ملی کاملاً رایگان است. اگر در این مسیر با خطا مواجه شدید، همراه با مدارک لازم به نزدیک‌ترین دفتر ثبت اسناد مراجعه کنید.

نحوه بررسی مالکیت ملک بدون سند رسمی

بررسی مالکیت ملک بدون سند رسمی (مانند املاک قولنامه‌ای، ارثی یا بدون ثبت در سازمان ثبت اسناد) فرایندی پیچیده و معمولاً نیازمند اقدامات حقوقی و قضایی است. این نوع املاک به‌دلیل نبود سند رسمی، ریسک بالایی برای اختلافات مالکیتی دارند.

برای بررسی قانونی‌بودن ملک به شهرداری محل ملک مراجعه کنید و با دادن پلاک ثبتی یا آدرس، استعلام کتبی بگیرید. این روش مالکیت را تأیید نمی‌کند؛ اما وضعیت ساختمانی و تعارض‌نداشتن با طرح‌های شهری را نشان می‌دهد.

درصورتی‌که مالک، سند رسمی برای ملک نداشته باشد و بخواهد مالکیت خود را در دادگاه اثبات کند، باید بتواند یک یا چند نمونه از مدارک معتبر مانند مبایعه‌نامه، شهادت شهود، گواهی انحصار وراثت و سایر مستندات قانونی را فراهم کند. اگر این مدارک توسط دادگاه مورد قبول واقع شوند، حکم اثبات مالکیت ملک به‌نفع خواهان صادر خواهد شد.

مدارکی که می‌توانند در این مسیر کمک‌کننده باشند، عبارت‌اند از:

• مبایعه‌نامه یا قولنامه عادی: سند دست‌نویس یا چاپی بین خریدار و فروشنده شامل جزئیات معامله که در صورت داشتن کد رهگیری، اعتبار بیشتری دارد و به‌عنوان دلیل اولیه مالکیت استفاده می‌شود؛
• شهادت شهود: اظهارات کتبی یا شفاهی حداقل دو شاهد معتبر که معامله یا تصرف ملک را دیده‌اند؛
• گواهی حصر وراثت: این گواهی برای ملکی که از طریق ارث به دست آمده است، صادر می‌شود و همراه با مدارک هویتی ورثه می‌تواند مالکیت را اثبات می‌کند؛
• مدارک پرداخت عوارض و مالیات: قبوض مالیات، عوارض شهرداری یا آب، برق و گاز به‌نام مدعی، نشان‌دهنده تصرف طولانی‌مدت و قابل‌استفاده به‌عنوان شواهد جانبی است؛

تمام مدارک باید همراه با مدارک هویتی (شناسنامه، کارت ملی و عکس) تقدیم دادگاه شوند. در صورت صدور حکم مثبت، امکان اقدام برای صدور سند رسمی فراهم است. در بسیاری از دعاوی مرتبط، استفاده از خدمات داوری در قراردادهای ملکی یا داوری در قراردادهای اجاره می‌تواند از اطاله دادرسی جلوگیری کند.

استعلام سندهای دفترچه‌ای یا قدیمی

سندهای دفترچه‌ای (بنچاقی یا قدیمی) که قبل‌از سیستم تک‌برگی صادر شده‌اند، همچنان معتبر هستند؛ اما برای استعلام سند قدیمی ملک ممکن است نیاز به تبدیل به سند تک‌برگی داشته باشند. روش استعلام هم به‌صورت آنلاین و هم حضوری امکان‌پذیر است.

در روش آنلاین از سامانه ssaa.ir استفاده کنید. مراحل مشابه استعلام سند تک‌برگی است؛ اما برای سندهای قدیمی، پلاک ثبتی اصلی و فرعی، شماره دفترچه و کد ملی مالک را وارد و در بخش «نوع سند» گزینه «قدیمی» را انتخاب کنید. اگر سند خیلی قدیمی باشد، سیستم ممکن است اطلاعات کاملی نشان ندهد و نیاز به مراجعه حضوری باشد.

 در روش حضوری باید همراه با مدارک لازم شامل اصل سند دفترچه‌ای و کارت ملی به اداره ثبت اسناد محل صدور سند مراجعه کنید. سازمان ثبت اسناد توصیه می‌کند سندهای قدیمی را هر چه سریع‌تر به تک‌برگی تبدیل کنید تا استعلام آسان‌تر شود.

سخن پایانی

چگونه استعلام سند ملک بگیریم؟ استعلام سند ملک پیش‌از خرید یا فروش، یکی از مهم‌ترین اقدامات برای اطمینان از صحت مالکیت و وضعیت حقوقی ملک است. شما می‌توانید هم با استفاده از روش‌های آنلاین و هم حضوری، اصالت سند، مالکیت و محدودیت‌های قانونی را بررسی کنید و جلوی هرگونه ریسک قانونی را بگیرید.

• استعلام سند رسمی از طریق سامانه‌های ssaa.ir یا my.ssaa.ir با کد ملی، شناسه یکتا، پلاک ثبتی یا کد پستی امکان‌پذیر است؛
• پیگیری صدور سند با بارکد پستی در وب‌سایت sabtasnad.post.ir قابل‌انجام است؛
• با کد ۲۳ رقمی شناسه ملی جغرافیایی املاک (کد جام) روی نقشه، موقعیت ملک را بررسی و تطابق سند و ملک را مشاهده کنید؛
• اثبات مالکیت بدون سند رسمی با استفاده از مجموعه‌ای از مدارک شامل قولنامه، شهادت شهود، گواهی حصر وراثت و مدارک پرداخت مالیات یا عوارض انجام‌پذیر است.
• استعلام سندهای دفترچه‌ای یا قدیمی به‌صورت آنلاین یا حضوری انجام می‌شود.

املاین با ارائه خدماتی مانند انعقاد قرارداد رسمی آنلاین با کد رهگیری و تضمین پرداخت اجاره‌بها، امنیت و آسودگی کامل را برای کاربران خود فراهم می‌کند. با استفاده از این سرویس، تنها در زمان و هزینه خود صرفه‌جویی نمی‌کنید، بلکه از صحت مالکیت و اعتبار قرارداد مطمئن خواهید بود. اگر به‌دنبال یک راهکار مطمئن و مدرن برای معاملات ملکی هستید، املاین بهترین انتخاب شماست. اکنون به املاین بپیوندید و قرارداد رسمی خود را آنلاین ثبت کنید.

سوالات متداول